De 7 stappen naar succes!

‍

‍

Stap 1: Begrijp de scope.

Zorg ervoor dat de scope van het project glashelder is. Wat is het uiteindelijke doel van de IT-project? Wat hoort er allemaal bij het project en wat niet? Bent u de enige uitvoerende partij die betrokken is bij het project of zijn er meer uitvoerende partners? Zo ja, wat zijn hun rollen en verantwoordelijkheden? Aan welke criteria moet worden voldaan om het project als volledig en succesvol te beschouwen? Wij merken dat door dit soort vragen de scope van het project helder wordt.

‍

Stap 2: Maak een realistische planning en budget.

Als het tijd is om de planning en het budget op te maken, wees dan realistisch. Zorg dat u input krijgt van alle belanghebbende partijen. Het is een goede gewoonte om extra ruimte op te nemen in zowel de planning als het budget, dit kan gebruikt worden om onverwachte zaken op te vangen.
Opdrachtgevers willen vaak dat het resultaat op zeer korte termijn geleverd wordt. Als projectleider bent u soms geneigd om dan maar “ja” te zeggen. Niet doen: beloof niet meer dan u waar kunt maken. Betrek uw projectteam bij de planning. Zij weten vaak nog beter hoeveel tijd er voor een bepaalde opdracht nodig is. Bovendien merken wij dat wanneer het projectteam meedenkt bij de planning, zij zich ook beter aan die planning houden.

‍

Stap 3: Trap het project af.

Zelfs al bent u de enige uitvoerende van het project, dan zijn er altijd nog de opdrachtgevers die belang bij het IT-project hebben. De kick-off is volgens ons een uitstekende gelegenheid om hen hierbij te betrekken. Het kan een snelle vergadering van 15 minuten zijn tot maximaal een uur, afhankelijk van de grootte van het team en het IT-project. U bent op de goede weg wanneer alle neuzen dezelfde kant op staan qua rolverdeling, verantwoordelijkheden en wanneer voor iedereen de scope van het project glashelder is.

‍

‍

Stap 4: Beheer de overeengekomen scope.

Bij de grotere projecten krijgen we bijna altijd het verzoek om nieuwe taken, functies of fasen toe te voegen. Moet u deze verzoeken blindelings toevoegen en maar hopen dat u het project nog steeds op tijd kunt opleveren? Nee, doe eerst wat onderzoek om erachter te komen hoe dit van invloed op het project zal zijn en bespreek de uitkomt met de opdrachtgever. De opdrachtgever zal uiteindelijk bepalen of de aanpassingen in de scope worden opgenomen.

‍

‍

‍

Stap 5: Houd iedereen op de hoogte door open communicatie.

Het is belangrijk dat alle betrokken partijen op de hoogte blijven van de project voortgang. Open en eerlijke communicatie is hierbij de sleutel. Dit kan formeel wekelijks via een statusvergadering en statusrapporten of eenvoudig als e-mail met wekelijkse prestaties, toekomstplannen en de eventuele problemen of risico’s. Aan het team merken wij vaak al snel wat de beste vorm van communicatie en frequentie is.

‍

Stap 6: Escaleer problemen wanneer nodig.

Veroorzaak geen paniek door onmiddellijk iets te escaleren wanneer er zich problemen in het project voordoen. Onderzoek de oorzaak van het probleem en kom met oplossingen. Als een probleem echt invloed heeft op het IT-project, bespreek alle opties met de opdrachtgever zodat ze een weloverwogen beslissing kunnen nemen.

‍

Stap 7: Sluit het IT-project af.

Alle taken zijn voltooid, wat nu? Controleer voordat u het project afsluit of het aan alle verwachtingen en succescriteria voldoet. Is de opdrachtgever tevreden over het resultaat? Wat ging er goed en wat kon er beter? Wat heeft u nodig om het volgende keer beter te doen? Als snel merken wij dat door deze vragen met het team te bespreken en te evalueren, de prestaties van het team en de kans op succes de afgelopen jaren enorm gestegen is!

‍

Er zullen zich altijd uitdagingen of onbekende situaties voordoen die het project kunnen vertragen, maar duidelijke en open communicatie blijft de sleutel tot effectief projectmanagement.

‍

‍