Blog
Cloud & Werkplek
Thuiswerken met Microsoft Teams zonder zorgen. Door de Covid-19 crisis is dit belangrijker geworden dan ooit, want hoe werk je toch productief en efficiënt door? Een grote hoeveelheid bedrijven staan voor dezelfde vraag. Wij leggen uit wat Microsoft Teams is inclusief thuiswerk tips.
Is Microsoft Teams altijd de beste keuze voor mijn organisatie? Nee, dat is het niet. Ondanks dat het gebruik enorm gestegen is van Microsoft Teams tijdens deze pandemie zijn er meerdere wegen om met elkaar in contact te blijven. Zo heb je ook Cisco Webex, Zoom, Slack, Google Hangouts, Workplace by Facebook en Nextcloud. Waarom dan toch Microsoft Teams?
Microsoft Teams is meer dan alleen vergaderen
Chatten, gesprekken en vergaderen is zoals in de afbeelding hiernaast weergeven een klein onderdeel van Teams. Toch kan er gekozen worden om alleen deze tools te gebruiken. Echter is het onderscheidende karakter van Microsoft Teams dan beperkt ten opzichte van eerder genoemde alternatieven.
Wanneer je Microsoft 365 met Microsoft Teams combineert dan wordt Microsoft Teams een krachtige tool met veel mogelijkheden. Sterker nog, Microsoft Teams is het product dat alle diensten van Microsoft samenbrengt in één applicatie. Vanuit Microsoft Teams werk je bijvoorbeeld in SharePoint, Excel en Word.
De visie van Microsoft is dat Microsoft Teams onze werkwijzes gaat veranderen. Nu beginnen we de dag met het opstarten van losse applicaties, zoals Outlook of Word. De vraag blijft waarom? Vandaar dat Microsoft Teams een all-in-one tool is die dit samenbrengt. Dus het kan zijn dat we op termijn een groot deel van het digitale werk volledig via Microsoft Teams doen. Dit vergroot de productiviteit, eenvoud en gebruiksgemak.
Overigens gaat Microsoft Teams verder dan alleen integratie met Microsoft-producten. Daardoor kunnen er custom apps gemaakt worden met mogelijkheden voor bots en connectors. Een leuk voorbeeld is dat ons Service Management Systeem gekoppeld is aan Microsoft Teams. Daarom kunnen we vanuit Teams onze tickets beheren.
Hoe andere organisaties Teams gebruiken
“We kunnen veel productiever werken door het gebruik van Microsoft Teams en de inzichten van Microsoft Power BI. Daardoor zetten we onze tijd en middelen efficiënter in. Trek neemt een flinke voorsprong op het peloton door Microsoft-oplossingen te combineren” – Trek Bicycle.
“Onze verschillende teams werken op verschillende locaties voeren gelijktijdige tests uit. Daardoor ontstaan er grote Microsoft Excel-bestanden en deze moeten we synchroniseren. Dat gebeurt via Microsoft Teams en SharePoint Online, daarom kunnen we de testresultaten nu vrijwel in realtime vergelijken. Normaliter moesten we wachten tot de engineers terugkwamen uit de windtunnel, dat is verleden tijd. Zo kunnen we onze analyses van de aerodynamische eigenschappen van de auto sneller en verder verfijnen. Omdat we meer testen kunnen doen in de aanloop naar een race, waardoor we een snellere auto krijgen.” – Hendrick Motorsports.
Microsoft Teams thuiswerk tips
Tip 1: implementeer Microsoft Teams niet te snel
Neem de tijd om Microsoft Teams te leren kennen. Ingewikkeld is Teams niet, maar voorbereiding is het halve werk.
Tip 2: zorg voor een communicatieplan voor bewustwording
Maak een communicatieplan om de noodzaak van thuiswerken en het nut te beschrijven.
Voorbeelden:
1 – Leg uit waarom het belangrijk is dat het werk doorgaat, ondanks de Covid-19-uitbraak.
2 – Dat er gekozen wordt voor Microsoft Teams als primair communicatiemiddel. Zo kunnen jullie werkprocessen blijven stroomlijnen.
3 – De gezondheid van collega’s klanten, cliënten en bezoekers willen jullie niet in gevaar brengen.
Tip 3: zorg dat collega's thuis willen werken
Het betrekken van leidinggevenden en coördinatoren zijn essentieel bij het maken van afspraken. Zij zijn ‘key’ in het adopteren van deze afspraken en processen. Maak deze zo haalbaar mogelijk, want thuis raakt de motivatie sneller verloren.
Tip 4: zorg dat de thuiswerkmiddelen duidelijk zijn
Een kort trainingsplan kan het verschil maken. Neem het volgende mee:
1. Welke instructies zijn beschikbaar via welk middel?
2. Zijn deze instructies vanuit bijvoorbeeld webinars te volgen?
3. Stellen we het volgen van e-learning materiaal verplicht om te volgen?
4. Stel Microsoft Teams beschikbaar op alle apparaten.
5. Schakel meldingen in zodat je op de hoogte blijft.
6. Maak vergaderen met meerdere collega’s mogelijk via Microsoft Teams.
7. Deel je beeldscherm tijdens de online vergaderingen.
8. Neem vergaderingen op.
9. Een professionele functie is het wazig maken van de achtergrond.
10. Stel meldingen in op een document.
Tip 5: maak thuiswerken mogelijk
het is niet makkelijk om vanuit huis te werken, dit gaat vaak niet in één keer goed. Daarom zullen er behoorlijk wat vragen binnenkomen. Het inlichten van de Servicedesk is een belangrijke stap. Zorg ook dat zij bewust zijn van de gemaakte werkafspreken, maar ook van de middelen die gebruikt worden.
Ook is het delen van veel gestelde vragen een belangrijk onderdeel van het adoptieplan. Immers zal het niet voor iedere collega even makkelijk zijn. Om de gebruikerservaring te verbeteren is het opleiden van key-users een bijzonder nuttige stap.
